Polityka prywatności
Informacje o przetwarzaniu danych w panelu Global Energy oraz przy korzystaniu z połączonych usług Facebook i Instagram.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby prowadzenia panelu jest Global-Energy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie.
- Adres
- ul. Południowa 25B, lok. 317
71-001 Szczecin, Polska - NIP / KRS
- 8561730734 / 0000215397
- Kontakt w sprawie danych
- al.lalik@global-energy.pl
Ta polityka obejmuje panel operacyjny oraz jego integracje z usługami Meta, w tym aplikację „Global-energy Panel” służącą do publikowania na Facebooku. Dotyczy także osób, których dane znajdują się w materiałach przekazywanych do publikacji. Nie obejmuje wszystkich pozostałych serwisów, usług ani całej dokumentacji pracowniczej spółki. Szczegółowe obowiązki informacyjne przekazane przy zatrudnieniu lub zawieraniu umowy mogą uzupełniać te informacje.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
Zakres zależy od Twojej roli i funkcji wykorzystywanych w firmie. Dane podajesz samodzielnie, wprowadza je upoważniony administrator lub kierownik albo wynikają one z dokumentów służbowych i działań w systemie.
- Konto i dostęp: imię i nazwisko, identyfikator lub e-mail, dane wniosku o założenie konta, rola, uprawnienia oraz zabezpieczona postać hasła.
- Dane związane ze współpracą: dane kadrowe i organizacyjne, informacje o kwalifikacjach oraz spełnianiu obowiązków pracowniczych, w zakresie wymaganym dla konkretnej relacji ze spółką.
- Dane w materiałach służbowych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o autorstwie i odpowiedzialności, wizerunek oraz dane zawarte w dokumentacji, w tym podpisy, o ile ich przetwarzanie jest niezbędne do danego celu.
- Powiadomienia i pomoc: numer telefonu przeznaczony do powiadomień, treść i wynik obsługi komunikatów oraz korespondencja dotycząca zgłoszeń.
- Dane techniczne: informacje o sesji, czasie i rodzaju działania, adresie IP lub urządzeniu w zakresie zapisywanym w dziennikach aplikacji i serwera.
3. Po co wykorzystujemy dane
Podstawa przetwarzania wynika z konkretnego celu i relacji ze spółką. Samo zalogowanie lub zapoznanie się z polityką nie jest zgodą na wszystkie operacje dotyczące danych.
| Cel | Podstawa i zakres zastosowania |
|---|---|
| Prowadzenie kont i organizacja współpracy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu dostępu do narzędzia służbowego i organizacji współpracy. Art. 6 ust. 1 lit. b może mieć zastosowanie, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą. |
| Obowiązki pracodawcy, BHP i ewidencje wymagane prawem | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa pracy i BHP. Jeżeli niezbędne dane ujawniają stan zdrowia, wymagają również odpowiedniej podstawy z art. 9 RODO, w szczególności art. 9 ust. 2 lit. b w zakresie obowiązków pracodawcy. |
| Dokumentacja służbowa i rozliczenia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — koordynacja i wykazanie wykonania prac; art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie obowiązkowej dokumentacji lub rozliczeń. Podstawa umowna dotyczy osoby będącej stroną umowy, nie automatycznie każdej osoby wskazanej w dokumencie. |
| Bezpieczeństwo, pomoc i rozliczalność | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona dostępu, wyjaśnianie zdarzeń, obsługa zgłoszeń oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. |
| Przypomnienia związane z pracą | Podstawa właściwa dla przypominanego obowiązku lub organizacji współpracy. Powiadomienia panelu mają charakter operacyjny; nie są newsletterem marketingowym. |
Dane wymagane do konta są potrzebne do udostępnienia panelu. Bez nich nie będzie możliwe założenie lub obsługa dostępu. Obowiązek podania danych pracowniczych może wynikać z przepisów lub relacji służbowej. Podanie dodatkowego numeru do powiadomień umożliwia ich otrzymywanie; brak numeru uniemożliwia dostarczenie SMS na ten numer.
4. Kto może otrzymać dane
Dane są dostępne dla osób upoważnionych, odpowiednio do ich roli, przypisania i wykonywanych zadań. Szczegóły uprawnień i wewnętrznych procedur nie są udostępniane publicznie.
Odbiorcami mogą być także dostawcy hostingu i obsługi informatycznej, poczty oraz usług SMS w zakresie niezbędnym do wykonania danej usługi. Korzystamy z hostingu OVHcloud, poczty dhosting (dPoczta) oraz z SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o.) do wysyłania SMS. Serwer VPS panelu znajduje się w Warszawie, w Polsce. Dostawca poczty obsługuje korespondencję kierowaną na adresy spółki, w tym adres kontaktowy podany w tej polityce. Operator SMS otrzymuje numer odbiorcy i treść komunikatu. Informacje o przetwarzaniu danych przez tych dostawców: OVHcloud i SMSAPI. Odbiorców danych związanych z publikacją na Facebooku i Instagramie opisano w punkcie 9. Odbiorcami mogą być również kontrahenci w zakresie niezbędnym do realizacji współpracy i na właściwej podstawie prawnej. Odbiorcami mogą być również uprawnione organy, jeśli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Lokalizacja przetwarzania danych. Serwer VPS panelu znajduje się w Warszawie, w Polsce, na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). SMSAPI deklaruje przechowywanie danych swojej infrastruktury na terenie EOG. Lokalizacja serwera panelu nie określa lokalizacji wszystkich usług dostawców ani sposobu przetwarzania danych przez Meta. Informacje dotyczące pozostałych miejsc przetwarzania, kopii zapasowych i zabezpieczeń przekazywania danych można uzyskać, kontaktując się z administratorem pod adresem al.lalik@global-energy.pl. Przetwarzanie związane z Facebookiem i Instagramem opisano w punkcie 9.
5. Jak długo przechowujemy dane
Okres zależy od rodzaju informacji i celu, któremu służy. Zamknięcie konta nie oznacza automatycznego usunięcia autorstwa dokumentów, wymaganych ewidencji ani informacji potrzebnych do wyjaśnienia zdarzeń.
- Konto i dane organizacyjne: przez okres uzasadnionego dostępu lub współpracy, a następnie w zakresie potrzebnym do rozliczenia obowiązków i ewentualnych roszczeń.
- Dokumentacja służbowa: przez okres wynikający z ich przeznaczenia, właściwych przepisów i terminów dochodzenia roszczeń. Panel nie ustanawia jednego wspólnego terminu dla wszystkich dokumentów.
- Historia zmian i zdarzeń bezpieczeństwa: w ramach technicznych limitów historii oraz czasu potrzebnego do obsługi i wyjaśnienia zdarzenia.
- Kopie awaryjne: dane mogą pozostawać w rotacyjnych kopiach po usunięciu z bieżącego systemu. Aktualna procedura przewiduje 7 kopii dziennych i 4 tygodniowe oraz zachowanie kopii bazy sprzed wdrożeń przez 30 dni.
W sprawie okresu dotyczącego konkretnego dokumentu lub usunięcia danych skontaktuj się z administratorem. Ocena żądania uwzględnia obowiązki archiwizacyjne oraz prawa innych osób.
6. Twoje prawa i sposób ich realizacji
Możesz wystąpić o dostęp do swoich danych, ich sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy odpowiednich danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją wycofać na przyszłość.
Napisz na al.lalik@global-energy.pl lub na adres siedziby spółki. Wskaż, czego dotyczy wniosek i jakie dane chcesz objąć żądaniem. Do potwierdzenia tożsamości powinny być wykorzystywane wyłącznie niezbędne informacje — nie przesyłaj z własnej inicjatywy skanu dowodu osobistego.
Odpowiedź powinna zostać udzielona bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, z informacją o przyczynach przekazaną w pierwszym miesiącu. Zakres poszczególnych praw zależy od przesłanek określonych w RODO.
Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nie ogranicza to innych środków ochrony prawnej.
7. Cookies i pamięć przeglądarki
Panel korzysta z mechanizmów niezbędnych do logowania i obsługi pracy. W obecnej implementacji nie ma narzędzi reklamowych ani zewnętrznej analityki zachowania użytkowników.
| Mechanizm | Zastosowanie i czas |
|---|---|
| Cookie sesji | Utrzymuje zalogowanie. Sesja wygasa po 35 minutach bez aktywności, z maksymalnym czasem trwania 12 godzin. Korzystanie z panelu może odnawiać okres bezczynności. Wylogowanie kończy sesję. |
| Pamięć bieżącej karty | Informacja potrzebna do obsługi wejścia do panelu po zalogowaniu. Jest usuwana przy wylogowaniu; przeglądarka może ją zachować przy przywracaniu sesji kart. |
| Pamięć lokalna | Informacje pomocnicze umożliwiające powrót do rozpoczętych czynności. Mogą pozostać w przeglądarce do usunięcia przez aplikację lub użytkownika. |
| Pamięć podręczna | Pliki interfejsu, np. style i obrazy, przyspieszające ładowanie. Dane pobierane przez API są wyłączone z pamięci podręcznej mechanizmu offline panelu. |
Możesz usunąć dane witryny w ustawieniach przeglądarki. Spowoduje to m.in. wylogowanie i utratę lokalnych informacji pomocniczych. Zablokowanie mechanizmów wymaganych do logowania może uniemożliwić pracę w panelu.
8. Automatyzacja i aktualizacje
W panelu nie są podejmowane wobec użytkowników decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały. Czynności wymagające oceny i upoważnienia pozostają w gestii właściwych osób.
Zmiana funkcji lub sposobu przetwarzania danych wymaga aktualizacji odpowiednich informacji. Przy dokumentach podawana jest data wersji. Istotne zmiany dotyczące użytkowników powinny być komunikowane przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania.
9. Połączenie z Facebookiem i Instagramem
Upoważnione osoby mogą korzystać z połączenia panelu z Facebookiem i Instagramem w celu przygotowania, zaplanowania i opublikowania treści na zarządzanych stronach lub kontach. Wykorzystujemy dane z Meta do obsługi wskazanego połączenia, publikacji, potwierdzenia jej wyniku oraz rozwiązywania problemów z tą usługą.
Zakres danych i ich źródła
- Dane połączenia otrzymywane z Meta lub wskazane przez upoważnioną osobę: identyfikator i nazwa strony Facebooka lub konta Instagram, adres profilu, informacje o przyznanym dostępie oraz token umożliwiający aplikacji wykonanie dozwolonych czynności. Dla połączenia z Instagramem obsługujemy również termin ważności i odnowienia dostępu. Panel nie wymaga podawania hasła do Facebooka ani Instagrama.
- Materiały przekazane przez użytkownika panelu: treść posta, zdjęcia, podpisy oraz ewentualne dane osobowe w tych materiałach, np. wizerunek lub imię i nazwisko. Zachowujemy też informacje o wybranym miejscu publikacji, jej autorze w panelu i planowanym terminie.
- Wyniki otrzymywane z Meta: identyfikatory przesłanych materiałów i publikacji, odnośnik do posta, status przetwarzania lub publikacji oraz komunikaty o błędach. Historia panelu zawiera również daty wykonanych operacji.
Obecna integracja służy do publikowania i weryfikacji połączenia. Nie pobiera prywatnych wiadomości, list znajomych ani list obserwujących. Danych uzyskanych z Meta nie sprzedajemy i nie wykorzystujemy do profilowania reklamowego.
Cele i podstawy przetwarzania
Obsługa połączenia, organizacja publikacji oraz ustalanie ich wyników służą prawnie uzasadnionemu interesowi administratora w prowadzeniu komunikacji i zapewnieniu bezpieczeństwa kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Publikacja materiałów zawierających dane osobowe wymaga właściwej dla danego materiału podstawy prawnej oraz uprawnienia do rozpowszechniania wizerunku, gdy jest wymagane. Jeżeli podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), można ją wycofać, kontaktując się z administratorem. Upoważnienie aplikacji w Meta ani korzystanie z panelu nie zastępuje zgody osoby przedstawionej na zdjęciu.
Przekazywanie danych i widoczność publikacji
W chwili realizacji publikacji przekazujemy do Meta wybrane treści i zdjęcia wraz z informacjami niezbędnymi do skierowania ich na właściwą stronę lub konto. Meta otrzymuje także żądania techniczne służące sprawdzeniu i obsłudze dostępu. Materiały opublikowane w serwisie społecznościowym mogą być dostępne publicznie, zgodnie z ustawieniami i zasadami tego serwisu. Pozostałe dokumenty i dane panelu nie są automatycznie przekazywane do Meta.
Odbiorcami danych są Meta jako dostawca Facebooka i Instagrama oraz odbiorcy opublikowanych treści. Do danych w panelu mogą mieć dostęp upoważnione osoby i dostawcy usług wskazani w punkcie 4, wyłącznie w niezbędnym zakresie. Sposób przetwarzania danych przez Meta, w tym przetwarzanie międzynarodowe i prawa użytkowników wobec Meta, opisuje Polityka prywatności Meta. Nie zastępuje ona niniejszej polityki ani obowiązków administratora panelu. Informacje o pozostałych odbiorcach danych i kontakt w sprawie lokalizacji przetwarzania podano w punkcie 4.
Okres przechowywania
Dane połączenia i tokeny wykorzystujemy przez czas utrzymywania uprawnionego połączenia. Treści, zdjęcia i historię publikacji zachowujemy przez czas potrzebny do przygotowania, obsługi i udokumentowania publikacji. Nie ustalamy dla wszystkich materiałów jednego terminu; czas zależy od celu i potrzeby zachowania konkretnego materiału. Dane uzyskane z Meta podlegają usunięciu bez zbędnej zwłoki po ustaniu uzasadnionej potrzeby ich przetwarzania, zakończeniu świadczenia integracji, usunięciu konta użytkownika panelu albo otrzymaniu żądania użytkownika lub Meta, chyba że konkretny przepis wymaga dalszego przechowywania. W takim przypadku administrator wskazuje podstawę i okres zachowania danych. Sama potrzeba posiadania historii publikacji nie stanowi wyjątku od obowiązku usunięcia danych Meta.
Wyłączenie kanału publikowania nie jest usunięciem danych. Usunięcie danych z panelu nie usuwa automatycznie postów już opublikowanych w Facebooku lub Instagramie. Sposób zgłoszenia żądania opisano poniżej.
10. Jak zażądać usunięcia danych z integracji Meta
Każdy użytkownik integracji, również po utracie dostępu do panelu, może zgłosić żądanie usunięcia swoich danych. Osoby, których dane pojawiły się w publikowanych materiałach, także mogą kontaktować się z administratorem w sprawie swoich praw. Zgłoszenie nie wymaga logowania ani aktywnego połączenia z Meta. Wnioski obsługuje administrator; wysłanie wiadomości nie uruchamia automatycznego kasowania.
- Napisz na al.lalik@global-energy.pl, najlepiej z tematem „Usunięcie danych — Meta”. Możesz również wysłać wniosek na adres spółki podany w punkcie 1.
- Wskaż stronę lub konto, którego dotyczy sprawa (nazwa, identyfikator albo publiczny adres), oraz zakres żądania: dane połączenia, dane zapisane w panelu lub konkretny opublikowany materiał. Podaj tylko informacje niezbędne do odnalezienia danych i odpowiedzi. Nie przesyłaj haseł, tokenów, kodów logowania ani skanów dokumentów tożsamości.
- Administrator potwierdzi zakres i, jeśli to konieczne, poprosi o minimalne informacje pozwalające zweryfikować tożsamość lub uprawnienie do zarządzania stroną. Żądanie dotyczące własnych danych osobowych nie wymaga uprawnienia administratora strony.
- Administrator realizuje usunięcie bez zbędnej zwłoki oraz informuje o wyniku, zakresie usunięcia i ewentualnych danych zachowanych z obowiązku prawnego. Do odpowiedzi na żądania dotyczące danych osobowych stosuje się terminy i zasady z punktu 6. Termin odpowiedzi nie oznacza odroczenia usunięcia danych Meta do końca tego terminu.
Cofnięcie dostępu: osoba zarządzająca połączeniem może cofnąć dostęp aplikacji w ustawieniach połączonych aplikacji lub integracji biznesowych właściwego serwisu Meta. Można też zwrócić się do administratora panelu o zakończenie połączenia i usunięcie danych dostępu. Cofnięcie uprawnień zatrzymuje możliwość wykonywania kolejnych czynności przez aplikację, ale samo nie usuwa wcześniej zapisanej historii ani opublikowanych postów.
Posty już opublikowane: wskaż we wniosku odnośnik do konkretnego posta, jeżeli żądasz również jego usunięcia z zarządzanej strony lub konta. Administrator rozpatrzy to żądanie oddzielnie od usuwania danych panelu. W sprawie danych przetwarzanych niezależnie przez Meta można skorzystać także z narzędzi prywatności tego serwisu.
Kopie awaryjne: usunięcie obejmuje dane w bieżącym systemie, a kopie są wycofywane zgodnie z zasadami z punktu 5. Dane objęte żądaniem nie powinny być ponownie wykorzystywane; przy odtwarzaniu kopii administrator musi ponownie zastosować wykonane żądania usunięcia.